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FlorenceBuchelet authored Oct 25, 2024
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# Form Feedback

During the research phase and design phases of our future **PawPlanner** application, we aimed to gather data from professionals who could be future users.

The purpose of this survey was to question Trainers about their needs and/or expectations regarding a planning management tool adapted to their activity. The goal was to better understand the daily challenges they face in organizing appointments, managing their schedules, and coordinating with Owners. These professionals, who mainly work outdoors, are also often confronted with weather uncertainties and working conditions that expose them to dirt or rain, making fluid and efficient organization all the more essential.

We received responses from professionals, the majority of whom are in their first year of practice, and another portion who have been practicing for at least two years. It seemed important to us to understand this in order to get an idea of their activity quota.

For the majority, they currently organize their schedules on paper, while the other part of our respondents reported using softwares such as Calendly, an online tool that facilitates appointment scheduling by syncing availability through a shared calendar. The physical agenda/notebook presents an initial difficulty for users, who explain that they do not always have it with them, which prevents them from easily knowing their availability.

To manage the registration of different Owners for services and activities, all professionals agree using the phone (SMS or email) is the best way to accomplish this task. Depending on their activity, the number of requests, and the number of clients they have, they reported spending between 30 minutes and 3 hours each week establishing their schedule. They also indicated that changes or cancellations are frequent, and managing them is not always easy.

We asked them to select the five features they would like to see in a planning management tool:
- Appointment management
- The ability to create a profile for each dog they work with
- A system for sending notifications and automatic reminders for activities (to Owners)
- A system for managing the number of participants in an appointment, an activity, or a service offered in the schedule
- A system for paying for activities/services upfront and online

The main difficulties encountered by professionals in managing their schedule are mainly the inability to consult their schedule live and from wherever they want, and that this management impacts their daily life by wasting precious time.

In conclusion, the results of this survey show a real need for a centralized and accessible tool, allowing Trainers to better manage their schedules while optimizing communication with their clients. **PawPlanner**'s objective is to meet these specific expectations by facilitating daily organization and reducing the time spent on these administrative tasks, so that these professionals can focus on what truly matters: their work with dogs.

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# Retour du formulaire

Lors de la phase de recherche et de conception de notre future application **PawPlanner**, nous avons souhaité faire un recueil de données auprès de professionnel(le)s pouvant être de futurs utilisateurs.


Ce formulaire avait pour but de questionner les éducateur·rice canin sur leurs besoins et/ou leurs attentes concernant le développement d’un outil de gestion de planning adapté à leur activité. Afin de mieux comprendre les défis quotidiens qu’ils rencontrent dans l’organisation des rendez-vous, la gestion de l’emploi du temps et la coordination avec les clients. Ces professionnel·les, qui exercent en grande partie en extérieur, sont également souvent confronté·es aux aléas météorologiques et à des conditions de travail qui les exposent à se salir ou se mouiller, rendant une organisation fluide et efficace d'autant plus essentielle.

Nous avons eu des réponses de professionnels·les qui pour la majorité sont dans leur première année d’exercice, les autres exercent depuis au moins 2 ans. Il nous a semblé important de comprendre cet aspect de se faire une idée du quota d’activité du·de la pro.

Pour une majorité, les éducateurs organisent actuellement leur emploi du temps sur papier, l’autre partie de nos répondant·tes indique utiliser un logiciel (par exemple Calendly qui est un outil en ligne facilitant la prise de rendez-vous par la synchronisation des disponibilité via un calendrier partagé). L’outil papier relève une première difficulté pour les utilisateurs qui expliquent ne pas toujours l’avoir avec eux, ce qui les contraint à ne pas connaître facilement leurs dispos.

Afin de gérer l’inscription des différents clients aux services et activités, les professionnel·les se rejoignent tous par l’utilisation du téléphone (sms ou mail) afin d’accomplir cette tâche. Selon leur activité, le nombre de demandes, et de clients dont ils s'occupent, ils nous indiquent passer entre 30min et 3h à établir chaque semaine leur planning. Ils nous indiquent également que les changements ou les annulations de participations sont réguliers et la gestion n’est pas toujours facile.

Nous leur avons demandé de sélectionner les 5 fonctionnalités qu’ils aimeraient retrouver dans un outil de gestion de planning :
- La gestion des rendez-vous
- La possibilité de créer un profil pour chaque chien suivi
- Un système d’envoi de notifications et de rappels automatiques pour les activités (aux clients)
- Un système de gestion du nombre de participants à un rdv, une activité, un service proposé dans le planning
- Un système de paiement des activités/services directement en ligne

Les principales difficultés recueillies que les professionnel·les rencontrent dans la gestion de leur emploi du temps sont surtout le fait de ne pas pouvoir consulter leur emploi du temps en direct et d’où ils veulent, cette gestion impacte leur quotidien en leur faisant perdre un temps précieux.

En conclusion, les résultats de cette enquête montrent un réel besoin d’un outil centralisé et accessible, permettant aux éducateur·rice·s canin de mieux gérer leur emploi du temps, tout en optimisant la communication avec leurs clients. **PawPlanner** a donc pour objectif de répondre à ces attentes spécifiques en facilitant l’organisation quotidienne et en réduisant le temps consacré à ces tâches administratives, afin que ces professionnel·les puissent se concentrer sur ce qui compte vraiment : leur travail avec les chiens.

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